Quy trình gộp sổ khi người lao động sở hữu 2 sổ bảo hiểm xã hội

NLĐ tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và quản lý sổ BHXH. Ảnh minh hoạ

Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, NLĐ tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và quản lý sổ BHXH. Mẫu sổ BHXH hiện nay đang được áp dụng theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam về việc ban hành quy định về mẫu sổ BHXH.

Theo đó, mỗi NLĐ khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 1 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời cũng chỉ được cấp 1 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT (theo điểm 2.13, khoản 2, Điều 2 Quyết định 595/QĐ - BHXH).

Tuy nhiên, khi có nhiều sổ BHXH, thời gian đóng trùng nhau hoặc không trùng nhau thì NLĐ phải ngay lập tức báo lại với doanh nghiệp và BHXH địa phương để xử lý, tránh để mất quyền lợi của bản thân.

NLĐ cần tìm hiểu quy trình khi có 2 sổ BHXH trùng nhau. Ảnh: I.T

Trường hợp NLĐ có 2 sổ BHXH trở lên và thời gian đóng trùng nhau

Căn cứ điểm 2.5, khoản 2, Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định: Hoàn trả là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

Đồng thời, tiết e, điểm 3.1, khoản 3 Điều 43 Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam được sửa đổi bởi khoản 67, Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định:

Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho NLĐ số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi NLĐ đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho NLĐ theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Trường hợp NLĐ có 2 sổ BHXH trở lên và thời gian đóng không trùng nhau

Tại khoản 72, Điều 1 Quyết định 505/QĐ - BHXH năm 2020 có quy định về gộp sổ BHXH và hoàn trả với trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ phòng/tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18 - TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện.

Trường hợp thời gian đóng BHXH của NLĐ trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

Trường hợp thời gian đóng BHXH của NLĐ trên các sổ BHXH trùng nhau: Lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho NLĐ theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

NLĐ có thể tự đi gộp sổ BHXH tại BHXH nơi tham gia

Tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Trước khi làm thủ tục gộp sổ BHXH, NLĐ có tham gia BHXH cần kiểm tra thông tin cá nhân của mình (họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên các sổ BHXH. Nếu thông tin cá nhân người tham gia khác nhau thì làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp. Còn thông tin cá nhân NLĐ trùng khớp thì thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH có đúng với thực tế không.

NLĐ có thể tự đi gộp sổ BHXH tại nơi tham gia BHXH. Ảnh: I.T

Hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH

Căn cứ theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH bao gồm:

Mẫu Tờ khai TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (đối với NLĐ);

Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).

Sổ BHXH (tất cả các sổ mà NLĐ có);

Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với NLĐ);

Về địa điểm làm thủ tục và nộp hồ sơ gộp sổ BHXH, NLĐ cần đến Cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi NLĐ tham gia BHXH.

Quy trình làm thủ tục gộp sổ BHXH

Bước 1: NLĐ nộp hồ sơ

Khi NLĐ đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ nêu trên thì cần nộp đơn vị sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể tự nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Trong vòng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định thì trường hợp cơ quan cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày (có văn bản thông báo cho NLĐ biết) thì NLĐ được cấp sổ BHXH mới.

Người lao động sẽ mất đi quyền lợi gì khi rút bảo hiểm xã hội 1 lần? Thay vì đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) dài hạn để hưởng lương lưu, nhiều người sau khi nghỉ việc đã chọn phương án rút ...

Chủ tịch Quốc hội: Xem xét thụ lý và đưa ra xét xử một số vụ trốn đóng bảo hiểm xã hội Theo thông cáo báo chí số 13, kỳ họp thứ 5 Quốc hội khóa XV của Quốc hội Việt Nam, đồng chí Vương Đình Huệ, ...

Dự thảo điều chỉnh lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp hằng tháng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đang dự thảo Thông tư hướng dẫn điều chỉnh lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã ...